发票台账怎么建？批量导入、手工录入和库设置一次讲清
很多人管发票的方式是：桌面建个文件夹按月份扔，再开一个Excel手工登记。票一多就露馅——字段敲错、漏登、找不到对应文件。台账的好处是把「票文件」和「票信息」绑在一起，文件进来的同时信息也就位了。这篇讲怎么从零把台账建起来。
先想清楚台账里要放什么
建台账前先定字段，免得后面返工。台账默认的列表列有：序号/编号、购方/销方名称、购方/销方税号、开票/价税金额、开票内容、开票/入库日期、发票类型、发票分类、备注。这套字段对多数企业够用——购销方用来对往来，金额用来对账，开票日期和入库日期分开记，方便处理跨月票。
三种添加发票的方式
点左上角「添加发票」，有三个入口：选择文件、选择文件夹、手工录入。
选择文件：按住Ctrl多选，一次把收到的PDF、OFD、图片发票全丢进去，适合日常零散收票。选择文件夹：适合月初一次性处理——把整个「9月发票」文件夹直接导入，工具自己会挑出能识别的票。手工录入：针对手里只有纸质票、或者文件识别不出来的情况，按票面手填。
手工录入的表单字段和票面一致：发票标题、类型、代码、号码、开票日期、购买方名称和税号、销售方名称和税号、合计金额、合计税额。旁边还能补传扫描件，这样纸票也有电子影像可查。
把列表调成自己顺手的样子
点右上角「库设置」，可以调三块：列表显示项目（哪些列显示、哪些隐藏）、开票公司检测、允许入库条件。比如你只关心金额和销售方，就可以把税号那列藏起来，列表清爽很多。
「开票公司检测」和「允许入库条件」是防脏数据用的——不符合条件的票不进库，台账保持干净。第一次建库时值得花两分钟过一遍。
建好之后长这样
导入完成，台账就是下面这个样子：左边切换个人库、企业库，右边是发票列表，底部是全选和批量操作。要找票就用搜索，按销售方名称、开票日期区间、开票内容、分类去筛。
台账是云端库，换电脑登录同一账号数据还在；不需要的票可以删掉，误删的能在回收站找回来。
分类和备注：让台账能按业务筛
光有票面字段还不够。给票打上分类（比如「招待」「差旅」「办公」）和备注（比如「张三-10月出差-杭州」），后面按业务口径统计、给老板交账就轻松了。勾选票之后用批量操作里的「设置发票分类」「设置发票备注」，一次给一批票打标签，不用一张张点。
多人用的话，把票转存到企业库，同事各自登录都能看到同一批票。月底要交报表，直接看台账导出Excel的做法。
常见问题
支持哪些发票格式？
常规数电发票的PDF、OFD、XML，以及图片型发票都能导入识别；铁路电子客票、航空电子客票也有对应支持。识别不了的（比如模糊照片），可以用手工录入补上。
一次能导入多少张？
批量导入没有卡得很死，几十张一批比较稳。量特别大建议按月分批导入，导入完顺手打上月份分类，后面好筛。
台账里的数据安全吗？
台账属于云端库，导入的发票保存在账号对应的库里，不想要的随时删除。比较敏感的票（比如含商业条款的）建议只导入票面必要字段用于管理，原件文件本地另行加密备份。