跳过文章直接使用【发票管理查重】
很多人觉得发票查重是财务部门的事，报销人只要把票交上去就行。但实际上，重复报销的防范是一个系统工程，光靠财务最后审核这一关，压力太大，也容易出现漏洞。
真正有效的做法，是把查重的责任分摊到报销流程的每个环节。报销人提交前要自查，部门负责人审批时要抽查，财务审核时要批量复核。每个环节都做一点，重复报销的概率就会大幅降低。
报销人自查是最基础的一环。提交发票前，先自己检查一下这张票有没有报过。最简单的办法是翻一翻自己以往的报销记录。如果公司用了发票管理工具，比如票票帮，那就更方便了。经办人可以直接在系统里上传发票，系统会自动提示是否重复。
部门负责人的作用也不能忽视。部门领导审批时，重点不是看金额对不对，而是看这笔费用是否合理、票据是否齐全。如果系统提示某张发票重复，负责人应该先问清楚情况，而不是直接签字通过。
财务部门则是最后一道防线。即便前面两关都过了，财务在批量处理时仍然要统一查重。这里就离不开工具的辅助。以票票帮为例，财务可以把当月所有报销发票批量导入系统，系统会自动和已有的发票台账进行比对，发现重复立即提示。
具体操作流程是这样的：财务登录【票票帮】后，进入“发票台账管理”，选择批量上传。把当月收到的所有电子发票一次性导入，系统会提取每张发票的代码、号码、金额、日期、购销双方等信息，和已有记录做比对。如果有重复，系统会标记出来，财务再逐条核实。
除了技术手段，制度建设也很重要。比如，可以规定电子发票必须在提交报销时同时上传原件，不允许只提供截图；再比如，对于系统提示重复的发票，必须提供书面说明，否则不予报销。这些制度配合工具使用，才能真正堵住漏洞。
发票查重这件事，说到底不是靠某一个人火眼金睛，而是靠流程和工具共同作用。每个人都多负责一点，财务的压力就小一点，企业的风险也小一点。
